Licenças
1 - Qual o custo de cada licença adicional às 3 gratuitas?

Como membro da OTOC poderá utilizar o toconline gratuitamente sem qualquer limite temporal até 3 empresas. As licenças do toconline atualmente só podem ser adquiridas pelo TOC.

O empresário deverá questionar o seu Técnico Oficial de Contas sobre o valor a pagar pela utilização do produto.

O TOC poderá subscrever licenças junto da OTOC para um período de 6 meses ou um ano.

2 - O pagamento referente às licenças de empresas adicionais é efectuado ao TOC ou directamente à OTOC?
O pagamento é efectuado directamente à OTOC através da área reservada do membro no portal da OTOC.
3 - Procedi ao pagamento da licença adicional. Quanto tempo demora a aplicação a ficar disponível?
Após o registo da empresa, pode iniciar imediatamente a utilização do toconline. Tem depois até dois dias para regularizar o pagamento da licença.
4 - É possível criar uma empresa “teste” para análise do programa toconline por parte do cliente?

Pode criar uma empresa “teste” no toconline. Se posteriormente pretender eliminar todos os dados, por favor envie-nos por correio electrónico com o número de membro e o NIF da empresa que pretende eliminar para o correio electrónico suporte@toconline.pt.

A opção não foi colocada no produto por motivos de segurança.

Acesso toconline
1 - Como posso aceder à plataforma toconline na qualidade de TOC?

O acesso à plataforma por parte do TOC é feito exclusivamente pela página da OTOC, na sua área reservada.  Não deverá usar o nosso endereço www.toconline.pt.

Caso esteja com alguma dificuldade em aceder pela sua área reservada solicitamos que contacte o suporte através do endereço suporte@toconline.pt ou número geral da OTOC 217 999 700.

2 - Como posso alterar a minha senha de acesso?

Como Empresário ou Colaborador poderá aceder a www.toconline.pt e, carregar no botão "Entrar no toconline" e de seguida em "Esqueceu-se da sua senha?", colocar no campo de correio electrónico o endereço no qual recebeu o convite de acesso e depois aceder a "Alterar senha".

Como TOC deverá que alterar a sua senha de membro no portal da OTOC.

3 - Registei uma empresa, mas ainda não foi dado acesso ao empresário para que possa facturar no toconline. Como devo proceder?

O acesso ao empresário é dado mediante o envio de um convite da parte do TOC, e a aceitação do convite por parte do cliente.

O convite é enviado pelo TOC a partir da página de entrada do toconline no portal da OTOC. Depois de se autenticar como TOC, basta, na lista das suas empresas, abrir a lista de acções associadas à empresa a que pretende dar acesso (lista essa que surge quando passa com o rato sobre o extremo direito da linha referente à empresa) e escolher a acção de "Enviar convite".

O mesmo pode ser feito carregando no envelope representado na linha da empresa. Ao enviar o convite tem que indicar o nome e o correio electrónico do empresário. Este receberá o convite na sua caixa de correio e terá apenas que abrir o correio electrónico recebido e carregar no botão de "Aceitar" que lá se encontra.

Já na página www.toconline.pt o Empresário deve escolher a sua senha de acesso para passar a entrar na empresa.

4 - Sou Empresário e após ter aceitado o convite do TOC e escolhido a senha, como devo proceder de futuro?
Deve aceder ao endereço www.toconline.pt e introduzir o utilizador (correio electrónico completo, usado no convite) e a senha que escolheu.
5 - Sou TOC e vou facturar directamente pelos meus clientes. Posso fazê-lo?

Pode utilizar perfeitamente o toconline como Técnico Oficial de Contas para emitir facturas dos seus clientes.

Nesse caso bastará registar a empresa e utilizar o sistema sem convidar o Empresário.

As facturas emitidas podem ser entregues em papel, ou enviadas por correio electrónico cumprindo todas as regras da facturação electrónica.

6 - Qual o limite de colaboradores e de volume de negócios para utilizar o toconline.pt?

O toconline.pt destina-se principalmente às empresas de serviços e pequenas empresas, com um reduzido número de colaboradores.

Não existe, no entanto, um limite definido para a dimensão da empresa ou volume de negócios.

Importação de dados
1 - Consigo importar os dados da empresa e clientes do antigo programa de facturação?

Para início de actividade no toconline pode importar os dados da empresa e os registos de clientes, produtos e serviços a partir de qualquer software que exporte um ficheiro SAF-T (PT).

O toconline prevê um documento específico para carregamento dos saldos pendentes dos clientes para que tenha a informação correcta na conta-corrente.

2 - É possível importar saldos de clientes? Caso não seja possível, o empresário pode emitir facturas com data de 2012, que ainda não estão liquidadas, de forma a apenas utilizar o toconline?
O toconline.pt dispõe da possibilidade de criação de documentos de saldos pendentes referentes ao exercício anterior.  Os saldos são carregados num documento específico para a data que o utilizador pretender.
3 - Se importar os dados a partir do último SAF-T (PT) o toconline irá assumir os saldos dos clientes mesmo que sejam saldos antigos?

Não, o SAF-T (PT) não contém informação sobre os recebimentos.

A importação do SAF-T (PT) serve apenas para a criação dos registos de produtos, serviços, clientes e actualização dos dados da empresa.   Pode registar os saldos iniciais dos clientes a partir da lista de facturas, seleccionando a opção respectiva do botão de criação de documentos e preenchendo os dados do cliente, ou directamente da lista de clientes, seleccionando a opção da lista acessível com o rato do lado direito da linha do cliente para o qual quer registar os pendentes.

Configurações
1 - O programa não aceita contribuintes estrangeiros?
O toconline só valida os NIF de clientes portugueses. Se na ficha do cliente alterar o país para Espanha, por exemplo, conseguirá criar o registo com o NIF estrangeiro, no entanto o mesmo não é validado pelo sistema.
2 - Os recibos de vencimento são para arquivo ou processamento de salários mensais?

A opção Recibos de vencimento é para arquivo.

Pode convidar os colaboradores para o toconline. Desta forma cada colaborador pode preencher os seus  dados pessoais necessários ao processamento de férias e ausências. Pode também fazer a entrega dos recibos de vencimento pelo toconline.

Produtos / Serviços
1 - O toconline prevê compras e respectivos produtos / artigos?

O toconline actualmente não permite o registo de compras, apenas suporta os documentos do processo de venda.

Os produtos / artigos podem ser criados no menu de vendas.

2 - Posso criar um produto com tamanhos?
O toconline actualmente não prevê o registo de propriedades dos artigos como tamanhos ou cores.
Facturação
1 - É possível emitir uma Factura/Recibo pelo toconline?

Para emitir uma factura/recibo, deverá no menu "Gravar" do formulário do documento seleccionar a opção "Gravar como finalizado e Pago".

Desta forma ao imprimir a factura irá verificar que é incluído o texto do recibo e é gerado um recibo automaticamente pela totalidade do documento.

2 - É possível definir mais do que uma via para o documento?
Sim é possível. Para definir o número de vias do documento deve aceder ao menu Definições - Séries de facturação - Séries de documentos. Em cada série pode definir o número de vias que pretende para os documentos.
3 - É possível adicionar campos de preenchimento obrigatório na factura?

O toconline não permite que o utilizador adicione campos na factura.

Os campos de preenchimento obrigatório são validados pelo programa.

4 - É possível transferir uma factura de uma série para outra série?
Enquanto o documento está no estado "Em preparação", pode editar o documento e no cabeçalho alterar a série antes de a finalizar. Após finalizar o documento terá que anular o mesmo e criar um novo.
5 - O que devo fazer para anular uma factura?

Qualquer documento poderá ser anulado no menu da linha do documento (na listagem de documentos).

Só não podem ser anulados os documentos enviados por correio electrónico ao cliente, por restrições das regras de certificação de software.

Se o documento não estiver no estado finalizado é eliminado da base de dados.

Se o documento estiver finalizado, ficará marcado como anulado e será exportado nesse estado para o SAF-T (PT).

Para anular um documento com recibos associados, deverá eliminar previamente os recibos e só depois poderá anular o documento.

6 - O toconline cria automaticamente a numeração sequencial das facturas no momento da emissão ou é necessário o utilizador definir alguma série?
A numeração é automaticamente criada. Por omissão a série tem um prefixo do ano ex.: "2013", o primeiro documento será por exemplo no caso da factura o FT 2013/1. Pode de qualquer forma, antes de emitir o primeiro documento da série, alterar o prefixo ou o primeiro numerador, ou criar séries adicionais para o documento.
7 - O meu cliente tem facturas manuais. Posso usar o toconline para introduzir as facturas emitidas manualmente e depois usar essa informação para cumprir com a obrigação de comunicação de facturas à AT?

Em casos de inoperacionalidade do sistema, pode emitir um documento manual e registar posteriormente esse documento no toconline.

Nesse caso, o documento deverá ser registado na série M – Registos Manuais que será posteriormente exportada para o SAF-T (PT) segundo as especificidades definidas no Oficio Circulado 50000/2012 referente aos requisitos do Software Certificado.

8 - Necessito de colocar um motivo de isenção que não consta da V/ lista. É possível acrescentar?
O toconline apenas apresenta como disponíveis os motivos de isenção identificados pela AT como possíveis para comunicação de documentos (ver página 18 das instruções técnicas da AT). Se não respeitarmos essa tabela ficamos posteriormente impedidos de comunicar os documentos.
9 - Quero emitir uma factura com a designação Consumidor Final e sem NIF. Como devo fazer?
Caso não preencha os dados do cliente, aquando da emissão da factura os mesmos irão  ser preenchidos automaticamente e será incluída a designação CONSUMIDOR FINAL.
10 - Como devo fazer para emitir uma factura com retenção?

A retenção na fonte é aplicada apenas aos serviços identificados na factura. Os serviços podem ser previamente codificados. Em alternativa o programa assume como serviço qualquer linha de documento onde apenas é indicada uma descrição e o valor do documento.

Após indicar a % de retenção pode optar por aplicar a retenção no documento ou no momento do pagamento (por omissão, ao emitir o recibo)

Poderá imprimir o documento em estado "Em preparação" para verificar o anteriormente descrito.

11 - O toconline permite criar avenças automáticas?
Sim. Para o efeito deverá aceder a Vendas - Facturas - Avenças e seleccionar a opção Criar avença.
Recibos
1 - Como fazer um recibo de várias facturas?

Posicione-se na linha referente à factura, abra a caixa cinzenta que se encontra no final da mesma e seleccione a opção "Emitir recibo".

Para emitir um recibo total basta aceitar o valor colocado por defeito na linha do documento respectivo.

Para emitir um recibo parcial deve alterar o valor a liquidar.

Para liquidar  mais do que uma factura, deve clicar na(s) caixa(s) de selecção -“check box” referente a cada um dos documentos e alterar os valores, caso se aplique.

Tem ainda a possibilidade de colocar Observações internas (não serão impressas no recibo) e Observações (a serem impressas no documento).

Impressão
1 - É possível modificar o layout/modelo da factura?

Não é possível desenhar um modelo, mas pode escolher entre um dos modelos de documentos predefinidos.

Vamos continuar a acrescentar novos modelos de documento. Caso pretenda enviar-nos sugestões para melhoria dos modelos existentes, solicitamos que nos envie por correio electrónico, para suporte@toconline.pt.

2 - Após finalizar a factura, quando é gerado o PDF aparece a seguinte mensagem: “A validade da certificação do documento é desconhecida. Não foi possível identificar o autor”. O que devo fazer?

Todos os documentos pdf emitidos no toconline são assinados com um certificado digital da OTOC de forma a cumprir os requisitos da facturaçãoelectrónica e para que estas possam ser enviados por correio electrónico evitando o envio em papel por correio.   A mensagem que recebe ao abrir o ficheiro no Acrobat Reader significa que ainda não aceitou o certificado como uma entidade confiável no seu computador.

De qualquer forma, pode utilizar e imprimir o documento normalmente, mesmo sem aceitar o certificado. O certificado trata-se apenas de uma garantia adicional da integridade e autenticidade do documento emitido.

Para registar o certificado na sua máquina como uma entidade confiável, deverá no Acrobat Reader seguir os passos indicados:

1º - Clicar na mensagem de certificado errado

2º - Expandir a informação do certificado e clicar em "Detalhes do certificado"

3º - Na opção "Trust" carregar no botão "Add to trusted Certificates"

Esta operação só é necessária uma vez, depois todos os documentos passam a exibir nessa máquina a informação do certificado da OTOC e a mensagem de erro não aparece.

3 - É possível visualizar a factura na versão “preparação” antes de finalizar?

Sim. É possível fazer a impressão de um documento em preparação. Bastará para o efeito seleccionar a caixa cinzenta do lado direito, opção "Imprimir Factura", antes de a finalizar.

O documento em preparação não tem nenhum número atribuído e aparece com uma marca de água "EM PREPARAÇÃO".

4 - O que devo fazer para imprimir original, duplicado e triplicado de uma factura?
No menu de Configuração ou em Definições - Séries de facturação - Séries de documentos escolhe o documento pretendido, onde poderá definir o número de vias para cada documento.
5 - O que devo fazer para imprimir um recibo após a emissão de uma factura?

Na lista de facturas, com o documento no estado de finalizado, a primeira opção do menu na linha do documento é "Emitir Recibo".

Esta opção só aparece quando o documento se encontra finalizado e ainda não está totalmente pago.

Opcionalmente, pode gravar o documento como "Finalizado e Pago", nesse caso será automaticamente gerado um recibo associado e no próprio documento aparecerá a informação da factura respectiva.

6 - Não consigo imprimir. Dá erro!

O problema deverá estar relacionado com a falta de informação obrigatória na ficha da empresa.

Verifique se todos os campos estão correctamente preenchidos e, se colocou um logótipo no formato não compatível (por exemplo bmp), uma vez que o tipo de ficheiro do logótipo deve ser do tipo png ou jpgisto na eventualidade de ter carregado algum logótipo.

7 - É possível imprimir facturas com papel timbrado da empresa?

O toconline é um programa certificado, e como tal somos obrigados a imprimir sempre os dados da empresa emissora nos documentos.

Após questionarmos a AT, as empresas podem continuar a usar papel timbrado, no entanto, se o papel timbrado já tem impresso os dados da empresa quando for imprimir da aplicação irá haver uma repetição dos mesmos dados.

Abaixo transcrição da resposta da AT:

“Os clientes podem utilizar papel timbrado contudo nos termos do nº 14 do artigo 36º do CIVA com a redacção dada pelo Decreto-Lei nº 197/2012 de 24/08, nas facturas processadas através de sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias, incluindo o nome, a firma ou a denominação social e o número de identificação fiscal do sujeito passivo adquirente, devem ser inseridas pelo respectivo programa ou equipamento informático de facturação. Uma das menções obrigatórias é a identificação (nome, morada e NIF) do  emitente dos bens ou prestador de serviços – vide alínea a) do nº 5 do art.º 36º do CIVA. Assim  se conclui que é possível a utilização de papel timbrado desde que a aplicação seja ela também a inserir a identificação do sujeito passivo(ainda que em duplicado com o que consta no papel timbrado) ou que este se resume a logótipos.”

Exportação de dados
1 - O envio das facturas à AT é processado de forma automática pelo toconline ou a empresa tem que exportar o ficheiro manualmente?

De acordo com o Artigo 3º do Decreto-Lei n.º198/2012 de 24 de agosto, as pessoas, singulares ou colectivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português e aqui pratiquem operações sujeitas a IVA, são obrigadas a comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), por transmissão electrónica de dados, os elementos das facturas emitidas nos termos do Código do IVA, por uma das seguintes vias:

a) Por transmissão electrónica de dados em tempo real, integrada em programa de facturação electrónica;

b) Por transmissão electrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321 -A/2007, de 26 de Março, alterada pela Portaria n.º1192/2009, de 8 de Outubro, contendo os elementos das facturas;

c) Por inserção directa no Portal das Finanças;

d) Por outra via electrónica, nos termos a definir por portaria do Ministro das Finanças.

O toconline prevê a comunicação segundo a alínea a) e alínea b). 

Sugerimos a consulta do manual do produto (no rodapé da aplicação toconline) para informações detalhadas sobre os passos necessários para a comunicação dos documentos.

2 - Como faço para exportar o ficheiro SAF-T (PT)?
Para extrair o ficheiro SAF-T (PT) do toconline deverá aceder ao menu Empresa - Exportação de Dados e seleccionar a opção SAF-T (PT).
3 - Como faço para comunicar a facturação à AT?

Para aceder à comunicação de facturas por transmissão electrónica de dados no toconline deverá entrar no menu Empresa - Exportação de dados e seleccionar a opção “Comunicar Facturação à AT”

Nota:

Sugerimos que crie previamente no portal das finanças, um subtilizador (dados da empresa) que tenha apenas permissão para comunicar a facturação.

4 - Comuniquei a facturação mediante envio de ficheiro SAF-T (PT), no entanto pretendo alterar para a Comunicação de facturas por transmissão electrónica de dados. Como devo fazer?
Conforme FAQ - Questão 27, do portale-fatura: "O meio de comunicação não poderá ser alterado no decurso do ano civil, para a mesma série de facturas ou para séries diferentes quando façam parte do mesmo programa de facturação. Contudo para séries de facturas diferentes (desde que não emitidas num mesmo programa) o meio poderá ser alterado, tais como por exemplo agente económico que emita facturas em livro impresso por tipografia autorizada e opte, a partir de certo momento, por programa de facturação. Nesse caso poderá comunicar as primeiras por inserção directa no Portal das Finanças e, a partir do momento em que passa a usar o programa, através do envio do ficheiro SAFT."
5 - Procedi ao envio do SAF-T (PT), mas o sistema dá indicação de que faltam xx dias para a comunicação da facturação. Como devo fazer para eliminar a informação?
Ao utilizar o toconline, poderá comunicar as facturas mediante remessa de ficheiro SAF-T (PT) ou em alternativa poderá optar pela comunicação de facturas por transmissão electrónica. Esta opção envia os dados directamente do servidor do toconline para os servidores da AT, evitando a necessidade de exportar o ficheiro SAF-T (PT) e simplificando o processo de comunicação e como tal é aconselhada por nós. Uma vez que procedeu à comunicação via manual, deverá aceder ao menu Empresa – Definições – Dados da Empresa e retirar a selecção da opção “Comunicação de documentos à AT”.